Ab sofort möglich: die Online-Terminvereinbarung für das Bürgeramt Rutesheim
Wir hatten sie bereits angekündigt und ab sofort ist sie auch freigeschalten: die Online-Terminvereinbarung für das Bürgeramt Rutesheim. Bürgerinnen und Bürger können nun ganz einfach online ihren Wunschtermin reservieren und dabei auch gleich angeben, um welches Anliegen es sich handelt. So können die Mitarbeiterinnen die Termine möglichst passgenau planen und unnötige Wartezeiten verringern. „Wir freuen uns sehr, dass wir nun diesen zusätzlichen Service anbieten und somit nicht nur die Terminvereinbarung für unsere Bürgerinnen und Bürger vereinfachen, sondern hoffentlich auch unsere Mitarbeiter entlasten können“, so Bürgermeisterin Susanne Widmaier.
In der Vergangenheit war es im Bürgeramt aufgrund des großen Andrangs zu den freien Sprechzeiten – vor allem donnerstags, zum einzigen Nachmittagstermin – häufig zu langen Wartezeiten gekommen. Das führte zu Unmut bei denjenigen, die mit einem Anliegen dort erschienen waren, und zu massiven Überstunden bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Denn weggeschickt werden sollte niemand, auch wenn sich die Bearbeitung der Anliegen über die Öffnungszeiten hinauszog. Um den Donnerstagnachmittag zu entzerren, wurde bereits eine zusätzliche Nachmittagssprechzeit eingeführt, montags zwischen 15 und 17 Uhr, allerdings nur mit Termin.
Die Online-Terminvereinbarung soll die Abläufe nun noch weiter optimieren. Grundsätzlich empfehlen Susanne Widmaier und ihr Team allen, die die Möglichkeit dazu haben, den Donnerstagnachmittag zu vermeiden und vor ihrem Besuch einen Termin zu vereinbaren. Das gilt auch weiterhin, doch während die Terminvereinbarung bisher nur telefonisch oder per E-Mail möglich war, kann sie nun auch online erledigt werden – ganz unkompliziert und ohne von der Erreichbarkeit des Bürgeramts abhängig zu sein. Wenn man sich für einen Termin entschieden und seine Kontaktdaten eingegeben hat, erhält man direkt die Bestätigung und – wenn man diese Funktion nicht abwählt – zudem eine Erinnerung per E-Mail.
Wählt man in der Buchungsmaske sein Anliegen aus, erfährt man außerdem auch gleich, welche Kosten auf einen zukommen und wie lange der Vorgang voraussichtlich dauern wird. „Dadurch werden die Termine nicht nur für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch für unsere Bürgerinnen und Bürger besser planbar“, so Susanne Widmaier. „Alle Beteiligten wissen schon im Voraus, worum es gehen wird und wie lange das in etwa dauert.“
Selbstverständlich gebe es weiterhin auch die offene Sprechstunde, versichert Erster Beigeordneter Martin Killinger. „Allerdings lohnt sich die Online-Terminvereinbarung, denn sie bietet über geringere Wartezeiten und bessere Planbarkeit hinaus noch weitere Vorteile.“ So zeigt die Buchungsmaske beispielsweise auch an, was man alles mitbringen muss. Dadurch kann man vermeiden, dass man unter Umständen noch einen weiteren Termin ausmachen muss, weil man nicht alle erforderlichen Unterlagen dabeihatte. „Es ist eine wirklich runde Sache und wir hoffen, dass sie gut angenommen und genutzt wird.“
